Heute Morgen um 8 Uhr startet die Migration unserer Bilddatenbank E-Pics Bildarchiv auf ein neues Datenbanksystem. Nach mehreren Testrunden und Fehlerbehebungen wird heute der Katalog des Bildarchivs als erster und grösster Katalog der E-Pics: Plattform für Bildkataloge der ETH Zürich mit insgesamt 40 Katalogen, von denen nicht alle öffentlich zugänglich sind, in den Freeze-Status überführt.
Wir gehen also in den sogenannten Freeze und nehmen Abschied von Cumulus! Damit ist ein wichtiger Meilenstein in unserem Projekt E-PICS3 erreicht.
Auswirkungen für das Crowdsourcen
Daher möchten wir Sie heute über den vorläufigen Zeitplan informieren. Was bedeutet dies für uns alle?
- E-Pics Bildarchiv (Webfrontend) wird durchgehend erreichbar sein, allerdings nur im Status «read only» 😊
- Sie können weiterhin wie gewohnt jedes Bild kommentieren, Excel-Listen sind willkommen 😊
- Das Backend der Bilddatenbank wird in den sog. Freeze-Modus gesetzt (kein «Schreibstatus»)
- Wir können Ihre Kommentare während der Migration nicht einpflegen… ☹
- Ende der Migration: 17. Juli 2024 (aktueller Planungsstand).
- Wir können im Backend wieder Daten verarbeiten und werden das neue System zunächst auf Stabilität und Funktionalität testen, bevor wir mit dem Webfrontend live gehen.
- Go-Live des Webfrontends E-Pics Bildarchiv: nach den Sommerferien 2024
6. Crowdsourcing-Treffen
Unser nächstes Crowdsourcing-Treffen wird daher etwas später als geplant stattfinden. Ich gehe derzeit von folgenden Terminen aus:
- Ca. Freitag, 23. August 2024: 6. Crowdsourcing-Treffen mit Vorstellung der neuen Bilddatenbank (vorläufiger Termin)
- Ca. Montag, 26. August 2024: Go-Live der neuen Bilddatenbank
Nächste sMapshot-Kampagne
Und noch eine gute Nachricht: Die nächste sMapshot-Kampagne mit Comet-Luftbildern startet am 15. April 2024.
Anpassung des Blog
Bezüglich Freeze, Migration und Go-Live mit dem neuen System werden wir Sie hier auf dem Blog auf dem Laufenden halten. Bei Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.
Wir werden die Erscheinungshäufigkeit der Blogposts jedoch anpassen.
- Montags werden wir nur 1 x pro Monat ein „Wissen Sie mehr?“ publizieren. Das nächste kommt am 15. April für die neue sMapshot-Kampagne.
- Freitags hingegen wird ganz normal ein „Sie wussten mehr! Danke!“ erscheinen.
Projekt E-PICS3
Ausführliche Informationen zum Migrationsprojekt E-PICS3 sind hier aufgeführt.
Initiierung
Die Ablösung Software Cumulus umfasst die Evaluation, Beschaffung, Systemeinführung sowie Migration aller Kataloge und dauert von 2022 bis 2024. Das Backend der Plattform E-Pics basiert auf der Software Cumulus, deren End-of-Life am 2. August 2021 überraschend von der Firma Canto per Ende 2023 angekündigt wurde. Damit E-Pics mit seinen gegenwärtig 40 Bildkatalogen und insgesamt 2,3 Mio. Datensätzen weiterhin genutzt werden kann, ist die Evaluierung, Beschaffung und Einführung einer neuen Software notwendig. Ziel ist, dass die vielfältigen und anspruchsvollen Anforderungen der E-Pics-Katalogverantwortlichen, deren Mitarbeitenden und der Endnutzenden auf dem bestehenden Niveau erfüllt werden können.
Das Kernprojektteam besteht aus: Samantha Foulger, Produktverantwortliche E-Pics, und Barbara Wittwer, IT Application Managerin. Sie teilen sich die Projektleitung. Weitere Teammitglieder sind Nadine Grubenmann, ebenfalls Produktverantwortliche E-Pics, und Nicole Graf als wichtige E-Pics-Kundin.
Evaluierung
Ein ausführlicher Anforderungskatalog mit 337 (!) Anforderungen, ein 105-seitiges Dokument, bildete die Grundlage für die WTO-Ausschreibung, die am 17. Juni 2022 auf simap.ch publiziert wurde. Bis am 29. August 2022 reichten fünf interessierte Lieferanten Angebote ein.
Von September bis Dezember 2022 hat das E-PICS3-Evaluationsteam die eingegangenen Offerten der fünf Anbieter detailliert geprüft und bewertet. Drei Anbieter konnten im November zu einer jeweils vierstündigen Online-Präsentation eingeladen werden. Die Präsentationen ermöglichten dem Evaluationsteam und weiteren Kolleg:innen der ETH-Bibliothek einen ersten Eindruck der Firma und des Produktes zu erhalten. Mittels Testinstallationen der angebotenen Systeme konnten die Evaluationsteam-Mitglieder prüfen, wie gut die Anforderungen erfüllt werden. Anschliessend fand die Bereinigung der Angebote statt.
Beschaffung
Wir gehen in die Cloud! Nach einer intensiven Evaluation konnte am schliesslich am 8. Februar 2023 der Zuschlag an die Brix IT Solutions GmbH, Allschwil erteilt werden. Brix wird als Integratorin tätig sein. Cumulus wird durch die Digital Asset Management Software Sharedien (Firma Advellence) ersetzt werden. Sharedien ist eine moderne, cloud-native Lösung, die den Cloud-Anforderungen der ETH Zürich entspricht und langfristig im Einsatz sein wird. Die Software kann mit minimalen Anpassungen eingesetzt werden. Sie erfüllt die Anforderungen an eine E-Pics-Ersatzsoftware sehr gut und ist einfach zu bedienen. Sowohl Brix als auch der Hersteller der Software Sharedien, die Advellence Solutions AG, sind Schweizer Unternehmen.
Realisierung
Nach den Vertragsverhandlungen kam das Projekt in die Einführungs- und Migrationsphase. Dabei kam es zu Verzögerungen bei der Installation des Testsystems und der Testmigration von Seiten Anbieter. Das Aufsetzen des neuen Systems war zudem von viel Detailarbeit und Datenharmonisierung der 40 Kataloge gekennzeichnet. Anschliessend konnte die Migration der über 2,5 Mio. Datensätze mit einem Datenvolumen von über 73 TB. Mehrere Migrationstest mit dem Katalog des Bildarchivs wurden durchgeführt, bis das Go definitiv gegeben werden konnte. Die Migration startet nun also am 4.4.2024!
Wie können Sie auch während des Datenbank-Freeze mitmachen?
Sind Sie zum ersten Mal auf diesem Blog und möchten Ihr Wissen gerne mit uns teilen, Sie wissen aber nicht wie? Dann lesen Sie die ersten Punkte in der Rubrik Mitmachen. Oder klicken Sie auf den DOI-Link in der Bildlegende, wenn Sie ein bestimmtes Bild vom Blogbeitrag direkt auf E-Pics ergänzen möchten. Falls Sie selber Bilder recherchieren möchten, aber nicht wissen wie, schauen Sie sich unser Videotutorial an.
Kommentare formal richtig schreiben
Sie können uns viel Handarbeit ersparen, wenn Sie Ihre E-Mails ohne Anrede und Grussformel folgendermassen beginnend schreiben:
Vorname Name: Kommentartext
Beachten Sie zudem Folgendes:
- Kommentar als Fliesstext ohne Absatzmarken (Enter-Taste)
- auf aus dem Kommentar zu löschende Informationen hinweisen („löschen“, „unzutreffend“, [xxx])
- kein Satzzeichen am Kommentarende
- keine Absatzmarken am Kommentarende (Enter-Taste)
- kein «Freundliche Grüsse»
- keine Adressen/E-Mail-Signatur
Wichtig: Während des Freeze können wir Ihre Kommentare nicht einpflegen, Sie sehen sie also nicht sofort online! Im Hintergrund verarbeiten wir die Informationen jedoch in Excel-Listen und werden die Metadaten nach der Migration ab ca. Juli 2024 einarbeiten.
Keine neuen Bilder während des Freeze
Während des Datenbank-Freeze bis ca. Mitte Juli 2024 werden keine neuen Bilder auf E-Pics Bildarchiv online gestellt.
Die nächste sMapshot-Kampagne mit Comet-Luftbildern startet am 15. April 2024.
Vollständige Bildinformationen
Leuenberger, Heinz: Wolken, 11.08.2001 (DES_01-0203-03, http://doi.org/10.3932/ethz-a-001516574)
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